千葉県内マンションI管理組合様
―大規模修繕工事コンサルティング・支援,管理費削減ほか

ご相談に至るまでの経緯

初めての大規模修繕工事。まずは工事の時期が議題に

――初めての大規模修繕工事とのことですが、準備はどのように進めていましたか？

　現在当マンションも築14年目を迎えていますが、7年目を過ぎたころから、理事会の中で大規模修繕工事を何時頃にしたら良いか？討議議題に乗りました。
　管理会社に相談したところ、理事だけで大規模修繕工事を進めることは負担が大きいので、専門委員会を立ち上げて進めた方が良いのではとの助言がありました。

――管理会社からの助言を受けてどのようにしましたか？

　助言に従って専門委員会を立ち上げることにしました。専門委員会を立ち上げるにあたり、理事会の中からも委員を出すことが決定し、私は以前理事長を経験していましたので、必然的に大規模修繕工事の専門委員をやることになりました。

知識ゼロで就任した専門委員。
勉強会やセミナーに積極参加しながら準備を進める

――大規模修繕工事の知識は何かお持ちでしたか？

　いえいえ（苦笑）。ですから、どのように事業を進めていけばよいのかなどの知識を得るために、2008年ごろから大規模修繕工事に関する勉強会やセミナーに参加して自分なりに準備を始めていました。
　印象に残っているのは、水道橋のすまいるホールで開催された大規模修繕工事セミナーです。

――具体的に教えていただけますか？

　はい。当時の私は、計画修繕に関する考え方がはっきり理解できていなかったこともあり、大規模修繕工事は、建物がある程度傷んできて、居住者から苦情が出たり、汚れが目立ち始めたりしてから対応すればよいものと考えていました。

数十年単位で考える計画性が、資産価値の適正維持に資する

――「修繕」という言葉自体が誤解を招きやすいですよね・・・

　新築なので汚れが酷かったわけでもないですし、見えない部分はよくわかりませんからね。しかし、多くのセミナーに参加しているうちに、マンションの維持管理を数十年単位で考え、大規模修繕を計画的に実施するほうが資産価値の適正な維持に資することが分かり、「目からうろこ」でした。

――修繕委員会は、その後どのようになりましたか？

　 2010年の通常総会で修繕委員会の立ち上げが正式に承認されました。
　 理事代表で私が委員になり、他は立候補を募りましたが立候補者はおらず、現役時代に建設会社に勤務していた区分所有者の方を含む他の2名の方にお願いし、合計3名で大規模修繕専門委員会がスタートしました。少し寂しいスタートです（苦笑）。

近隣のマンションにもヒアリングを実施。
責任施工方式のメリット・デメリットを理解

――専門委員会がスタートしてからはどうでしたか？

　勉強会やセミナーに積極的に参加する以外に、近隣で大規模修繕工事を実施したマンションにヒアリングに行こうということになり、たまたま大規模修繕工事が終了したばかりの近くのマンションの理事長さんを訪ね、いろいろ教えていただきました。

――その内容を具体的にお聞かせください

　そのマンションは、管理会社に全面的にお願いする「責任施工」方式を採用したとのことでした。
　工事に関しては、管理会社に丸投げしたので理事の負担は多くなかったとか、特に大きなトラブルもなく、満足も不満もなく終了したとのことでしたが、工事費が戸当たり世間の標準金額より高かったということで、金額的にはかなり不満が残る結果になってしまったそうです（当時の世間相場観では、第1回目の大規模修繕工事は概ね戸当たり100万円と聞いていました)。

――工事費の不満について、何か仰っていましたか？

　管理会社が実際に工事をするわけではないので、その手数料がかなり大きかったのかなぁと言っていました。

設計監理方式の採用を前提に、設計事務所の選定作業へ

――最終的に、どの発注方式を選択しましたか？

　そのような理事長の話を聞いたことや、勉強会やセミナーに参加した時に、多くの講師が大規模修繕工事は「設計監理」方式で進めるのがよいと説明していたこともあり、実は「設計監理」方式で行こうということだけは比較的早めに決めていました。
そしてまずは、設計事務所の選定作業に入る準備を始めていました。

ご相談のきっかけと契約の決め手は？

マンション管理士の起用は、設計事務所選定の時に

――ところで、マンション管理士を起用しようと思ったのはいつでしょうか？
　設計事務所の選定作業の前でしょうか？

　いえ。設計事務所を選定している時です。

――普通は選定作業前だと思うのですが・・・どういうことでしょうか？

　実は、以前当マンションの区分所有者だったマンション業界で仕事をしている友人と話す機会があり、その時に大規模修繕工事のことを相談したら「いい人がいるよ」と言ってマンション管理士の重松さんを紹介してくれたのです。
　でも、当時の専門委員会では設計事務所を選定しようと考えていましたから、てっきりマンション管理士の重松さんも設計事務所と同じことをしてくれるコンサルタントだと勘違いして、他の設計事務所と同じ日にプレゼンテーションを実施していただいたのです。

――なるほど。でも・・・当然おかしなことになりますよね？

　そうですね（笑）。そのあたりの事情を全く知らなかった重松さんは、私たちのお願いを気持ちよく引き受けプレゼンテーションを実施してくれたのですが・・・重松さんの順番は最後だったのですが、スライドで説明を受けたその内容は、他の設計事務所のプレゼンテーションとは全く違っていました（笑）。今考えれば当たり前なことですが、でも、当時はその違いすら分かりませんでした（苦笑）。

設計事務所は、技術面のサポートをしてくれるコンサルタント

――（笑）。設計事務所のプレゼンとの違いを教えていただけますか？

　設計事務所の業務内容は、建物調査・診断から始まって、設計図書の作成、そして工事監理とやるべきことが決まっています。プレゼンテーションを受けた設計事務所も全て同じ説明でした。
　つまり、このマンションの大規模修繕工事を行うための技術面のサポートをしてくれるコンサルタントであるということです。
　私たちは施工業者と対等に渡り合う知識や技術力はありませんから、設計事務所の関与は管理組合にとってなくてはならないものだということが理解できました。

マンション管理士は、準備段階から工事完了まで、
指導・サポートしながらゴールまで導いてくれる存在

――重松マンション管理士の方はいかがでしたか？

　それに対して重松さんの方は、大ざっぱにいうと、管理組合のすぐ隣にいてくれる良き相談相手であり理解者であり指導者であり支援者といった感じでしょうか。準備段階から工事完了まで、管理組合及び設計事務所を指導・サポートしながら、大規模修繕工事のゴールまで導いていってくれる存在、というイメージでした。
　具体的な業務内容としては、「設計事務所の選定作業支援」「工事業者の選定作業支援」「設計事務所の業務内容のチェック」「管理組合の合意形成支援」「工事業者・設計事務所・管理組合間の調整業務」などで、当たり前ですが、設計事務所の業務とは全く異なっていました。

　そして「以上のような業務は、本来管理組合自身で行うべき業務であり、自分たちだけでやることができる場合は、マンション管理士は不要。でも、自分たちだけでは難しい、又はできないことはないけれど、それだけの時間を割くことが難しい等の場合はマンション管理士である重松さんのような外部専門家を起用することは費用対効果も含めて有意義だと思います」ということでした。

――マンション管理士の業務内容とその説明を聞いてどう感じましたか？

　全体的にとてもわかりやすく、また、説得力がある説明でしたので、出席者も全員納得しました。

――他に何か印象的だった内容などはありますか？

　印象的と言いますか、大規模修繕工事を円滑に進めるためのノウハウや工事の初めから終わりまでの流れ、それから、私たちの質問に対する回答などがとても分かりやすかったのが（知識が不足している）私たちにとって有り難かったですね。私はある程度勉強していましたが、その場の全員が同じではなかったですから。
　あとは・・・管理組合と契約している設計事務所が、実は裏で施工業者の談合を行わせている等の生々しい事例を紹介してくれたときはびっくりしましたね。「そんなこと本当にあるのか？」と思いながら聞いていましたが、同席していた建設関係出身の理事長が頷きながら聞いていたのが印象的でした（笑）。

設計事務所とは別に、私たちに必要なコンサルタントだと判断
業界事情に詳しく実績が多いこと、わかりやすさが決め手

――重松事務所と契約した決め手はどのようなところでしたか？

　簡単に言えば、プレゼンテーション時に受けた説明と同じことを自分たちだけでやるのが難しいと思ったからです。
　もちろん、その時の説明でマンション管理士と設計事務所との違いがよく理解できましたので（笑）、設計事務所がやってくれないことをしてくれるコンサルタントであり、設計事務所とは別に私たちには必要なコンサルタントだと理解しての判断です。
　また、管理組合の運営に関する支援が本来の業務であるということも分かりましたので、そちらでも何かあった際にご相談にのって頂けるのではないか、という淡い期待もありました（笑）。

――他のマンション管理士という選択肢はなかったのですか？

　なかったですね。重松さんが業界事情に詳しく、大規模修繕工事のコンサルティング実績もとても多いことがわかったからです。また、素人の私たちにもわかりやすい説明をしてくれますし、質問に対する受け答えなどからも、信頼してお任せできそうだと思いましたので。
　そのような理由から重松さんと契約することを内定し、理事会で承認してもらいました。

ご依頼内容と結果は？

選定作業は一旦白紙。共通仕様書を作成して再見積もりへ

――実際に業務を依頼してどうでしたか？

　まずは、設計事務所の選定作業からお手伝いしていただきました。
　と言っても、先ほどお話したように、重松さんと一緒に複数の設計事務所のプレゼンテーションを受けていましたので、実はその流れで、そのまま複数の設計事務所から見積もりを取得していました。
　しかし、見積書の形式が各社まちまちだったので、金額の高安はわかりますが、私たちだけでその妥当性を判断し、比較検討することが難しい内容でした。

――重松マンション管理士は、それに対してどう対応したのですか？

　「一旦白紙に戻し、見積用の共通仕様書を作成して再度見積りをお願いしたらどうですか」と提案してくれました。重松さんが共通仕様書を作成してくれるということだったので、助言に従って一旦白紙にしました。
　重松さんが作成した共通仕様書は、設計事務所が行うべき業務ごとに項目を分け、単価なども記入してもらう形だったので、なるほど（これなら比較検討がしやすいな）と思いました。

▼設計・監理見積要項（左）と共通仕様書（右）

マンション管理士が関与するなら辞退すると・・・

――他に何か気付いた点などありますか？

　談合防止のため、工事業者の選定は管理組合が独自で行うことも記載してありました。と言っても、私たちだけで選定作業をやるのは難しいので、重松さんの支援が前提のことです。
　それから、仕様書のことではないのですが、再度見積りをお願いした設計事務所の中に「マンション管理士が関与するなら当社は辞退する」と言ってきたところがあってびっくりしました。

――設計事務所が辞退した理由を聞きましたか？

　いいえ。ただ、重松さんには「この業界ではたまにあるんですよ」と言われました。

――重松事務所が設計事務所からマージンを取るわけではないのですよね？

　はい。重松さんではなく私たちが選んだ設計事務所ですし、重松さんの報酬とは全く別ですから。それに、重松さんの事務所ではバックマージンは取らない^※1とはっきり仰ってますし。そうですよね？（笑）
　過去に何かマンション管理士とトラブルを起こしたとか、その設計事務所が辞退した本当の理由はわかりませんが、工事業者選定作業から外されてしまうことが理由の場合もあるようです（苦笑）。

※1：重松マンション管理士事務所では、ノーリベート宣言をしています

金額だけでない総合的な観点から設計事務所を評価できた

――見積もりを取った後のことをお聞かせください

　重松さんは、設計事務所の見積りを精査した後、私たちが設計事務所を評価しやすいように「一覧表」や「評価書」などを作成してくれました。

▼設計事務所一覧表・見積もり比較表（左）と評価書（右）

　私たち素人が提出された見積もりを眺めていても金額の高安以外はよくわかりませんが、業界での評判や金額の妥当性、気になるポイントなどをまとめてくれたので、金額だけでない総合的な観点から設計事務所を評価することができたと思います。

　設計事務所は、最終ヒアリングを経て決定しましたが、きちんとした手順と理由を基に選んだ会社だったので、総会でも問題なく承認され、事業を先に進めることができました。

選んだ設計事務所は見積もりが一番安かった・・・わけではない

――ちなみに、選定した設計事務所の見積もり金額は一番安かったのでしょうか？

　いいえ。一番安いわけではありませんでした。
　一番の理由は、見積内容や業務内容の説明がきちんとしていたからです。また、重松さんも「この事務所なら大丈夫」と言ってくれたので安心しました。素人ですし不安だらけの初めての大規模修繕工事ですので、こんな一言でもいただけると本当に有り難いですね。
　実際、この設計事務所はとてもよくやってくれたと思っていますし、もし今また選ぶとしても同じ設計事務所を選びますね。それくらい満足しています。

工事業者選定は極秘事項として念入りに

――工事業者選定はどうでしたか？

　こちらの方もうまく進めていただきました。
　先ほどお話した通り、工事業者選定は設計事務所に関わらせず、管理組合独自で選定することとしていましたので、設計図書が完成して工事業者を新聞で公募してからは、設計事務所には応募業者の会社名や数は一切公表せず、修繕委員会と理事会、そして重松事務所だけの極秘事項にして進めました。

――もう少し詳しく教えていただけますか？

　はい。重松さんの指示で、工事業者を集めた現場説明会は行わず、立会も管理組合と重松事務所で対応する念の入れようでした。
　この間、設計事務所には、応募した工事業者の質疑に対して設計者として回答してもらうだけでした。最初からの約束だったとはいえ、設計事務所も気持ちよく協力してくれましたし、本当にまじめで良心的な設計事務所だったと思っています。

16社から選定作業。私たちだけで同じことはできなかったなぁと・・・

――その後の選考から工事業者決定までのことをお聞かせください

　応募してきた工事業者は全部で16社。その中から第1次選考（書類選考）、第2次選考（見積書による選考）、第3次選考（ヒアリング・最終選考）を経て1社に内定しました。

――16社から選ぶとなると結構大変だったと思うのですが・・・

　そうですね（苦笑）。私たちも時間を割きましたが、その間に作成した重松事務所の資料を拝見すると、業務量は相当なものだったと思われます。私たちだけで同じことはできなかったなぁとしみじみ思いました。

▼工事業者選定時の様々な資料

工事業者内定後、金額の引き下げ交渉でさらに400万円ほど安く

　また、工事業者とは内定後に金額の引き下げ交渉をしましたが、それも重松さんにサポートしていただいたので大変助かりました。

――内定後に、見積もりからさらに安くしてもらったということでしょうか？

　はい。400万円ほど安くしていただきました。

――総会での承認は問題ありませんでしたか？

　はい。金額の引き下げ交渉後に臨時総会に諮ることになりましたが、総会の議案書も作成してくれたので、大変助かりました。もちろん臨時総会でもすんなりと承認されました。
　専門委員会と理事会の負担はほとんどなく、総会でも紛糾することもなく重松さんには本当に感謝です。

立場や利害関係が異なる3者間で、時にはぶつかり合うことも・・・

――工事業者決定後のことをお聞かせください

　工事が始まってからは、重松さんの業務は定例会議への出席等を通じ、管理組合、設計事務所、施工業者間の各種調整を伴う業務が主体でした。

――特にトラブルなどはありませんでしたか？

　なかったですね。ただ、管理組合、設計事務所、施工業者、各者立場や利害関係が異なるので、時にはぶつかり合うこともありました。でも、その度に、その間を調整しながら工事が円滑に進むように努力してくれたので感謝しています。
　マンション管理士は第三者的な立場で助言をしてくれるとはいうものの、やはり管理組合サイドの良き相談相手としての存在は心強かったと思います。

初めから終わりまで、どこよりも一番長く関わってもらった
責任のある立場上、何かあればすぐ相談できるのが有り難かった

――工事完了後はいかがでしたか？

　工事の引き渡し後も、残っていた工事の対応などで設計事務所や工事業者と連絡を取ってもらったり、大変助かりました。

――全体を通してはいかがでしたか？

　最初の（プレゼンテーションの）説明で理解していたつもりですが、改めて振り返ってみると、大規模修繕工事の初めから終わりまで、寄り添うような親身のサポートをしてもらえたことはとても大きかったなぁと思います。修繕委員長という責任のある立場でしたから、何かあればすぐ相談できるのは本当に有り難かったですね。
　時間的にも、どこよりも（設計事務所や工事業者よりも）一番長く管理組合に関わってもらいました。

目に見える費用対効果という面でも十分に満足
管理組合が専門家を活用する意義が本当によく分かった

――報酬額を教えていただけますか？

　設計事務所の選定から工事完了までの約1年半のお付き合いの中、トータルで約140万円でした。
　先ほどの金額交渉の部分だけでもそうですが、工事費用全体で見ても、一般的に言われている戸当たり100万円以下で収めることができましたので、目に見える費用対効果という面でも十分に満足しています。また、実は管理費削減も少しお世話になったのですが、管理費も年間コストが約200万円下がりましたので、重松事務所の報酬はとても安かったと思います。
　管理組合が専門家を活用することの意義が本当によく分かりました。

――他にも、専門家の活用について、何かあればお聞かせください

　これは反省ですが、マンションを購入したあと、1年目、2年目…と、分譲会社によるアフターサービスが一定期間ありました。実はこの時に何点か瑕疵に相当するのではないかという疑問点がありましたが、私たちだけで分譲会社と交渉してしまったので、満足がいく回答や結果を得ることができず、不満を残すことがありました。
　今を思えば、その時も専門家を起用して分譲会社との交渉等に当たればよかったと思っています。

管理費削減は？

以前から交渉していたが、突破口が見つからずズルズルと・・・

――先ほど管理費削減のお話が出ましたが、もう少しお聞かせください

　はい。現在の管理会社のサービス内容に特に不満があるわけではありませんでしたが、委託業務費については、重松さんに業務依頼をする以前から、もう少し安くしていただくようお願いしていました。しかし、こちらはマンション管理に関しては素人ですし、なかなか交渉の突破口が見つからずにズルズルと時間が経過していました。

　そんな中、大規模修繕工事を通じて重松さんとお付き合いをしているうちに、重松事務所の業務に管理コストの削減もあることが分かり、相談してみたのです。

――なるほど。相談した結果はいかがでしたか？

　私たちは、よほどのことがない限り管理会社を変更するところまでは考えていませんでしたが、他の管理会社から見積もりを取得して比較検討したいとは考えていました。
　しかし、重松さんに相談してみたところ「他の複数の管理会社から見積もりを取得することも一つの方法ですが、まずは現在の資料から予想される年間削減額を表にしてまとめてみましょう。」と資料を作成してくださいました。

▼定額委託業務費比較表

管理会社の変更なし、全く同じ仕様で年間約200万円の削減へ

――どのような予想削減結果がでたのでしょうか？

　現在と全く仕様を変えないで、年間に約200万円のコストが削減できるという結果でした。まさかそこまで削減できるとは思っていませんでしたので、比較一覧表を見たときにはびっくりしました。

――その後どうされたのでしょうか？

　予想外の金額でしたので、他の管理会社から見積もりを取得するのは止め、その資料を基に私たちで管理会社と交渉した結果、ほぼ予想通りの金額まで下げていただくことができました。
　今まで交渉していたのになかなか金額を下げてもらえなかったのですが、専門家に相談しながら進めるとこんなになるのかと思いました。

最後に一言

丸投げではなく、意思決定すべきところはきちんと出来るのが良い
初めての大規模修繕工事の修繕委員長という大役を果たせた

　大規模修繕工事にしても管理費削減にしても、専門家を活用することで物事が驚くほどスムーズに運ぶことを強く実感しました。結果にも満足しています。

　お任せしてしまったことがたくさんあるので、自分たちだけでやったらどれくらい大変だったのか、どこまでやれたのかよくわからないのですが、まぁ、かなり楽をさせていただいたのは確かです（笑）。
　でも、主導しているのはあくまでも私たち修繕委員会や管理組合で、随時考えを反映させたり、意思決定すべきところはきちんとそれが出来るようになっているのが良かったですね。丸投げ出来るならその方が楽なんですけどね（笑）。

　とにかく、初めての大規模修繕工事の、しかも修繕委員長という大役を無事果たせてホッとしています。しっかり資料も残せましたし、次の修繕委員の人に参考にしてもらえれば良いですね。

　また、重松さんには、これからも、何か困ったことや相談したいことがあれば、いろいろと問題解決のために相談していこうと考えています。

ご協力ありがとうございました｡

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