個人情報保護方針

個人情報保護方針

個人情報保護の理念

株式会社マンションサポート・ドットコム（以下、当社）は、マンション管理組合に対するコンンサルティングを事業の核とした活動を行っています。
事業活動を通じてお客様から取得する個人情報および当社社員の個人情報（以下、「個人情報」という。）は、当社にとって大変重要な情報資産であり、その個人情報を保護し、安全に取扱うことは、当社の重要な社会的責務と認識しております。

従って、当社は、事業活動を通じて取得する個人情報を、以下の方針に基づいて取扱い、個人情報保護に関して、お客様と当社社員への「安心」の提供および社会的責務を果たしていきます。

また、個人情報に該当しない決算報告書等に関しても、同様に適正に管理し、お客様の信頼を得られるように努力いたします。

方針

1. 適切な個人情報の取得、利用および提供を行い、適正な管理措置を講じることで個人情報の目的外利用を行いません。
2. 個人情報の取扱いに関しては、法令、国が定める指針その他の規範（以下、「法令等」という。）については、それらの最新版を社員に周知し、必要に応じて規程の見直しを行うことで、法令を遵守します。
3. 取得した個人情報については、ライフサイクル毎に抽出したリスクに応じた対策を講じることで、個人情報の漏えい、滅失または毀損を防止し、万一発生したときはその是正と再発防止に努めます。
4. 苦情・相談に対しては、窓口責任者を任命して、個人情報に関するお問い合わせについて、適切かつ速やかに対応いたします。
5. 当社は、内部監査、マネジメントレビュー等を通じて、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に努めます。

制定日　2015年10月26日
改訂日　2018年10月20日
株式会社マンションサポート・ドットコム
代表取締役　重松 秀士

個人情報の取扱いについて

前述の個人情報保護方針に基づき、ホームページの「無料相談」や「資料請求」等、あるいは、管理組合様にご提供する「各種サービス・コンサルティング業務」や「重松マンション管理士事務所の運営」を通じて取得・保有する「個人情報」について、以下のように取扱いいたします。

個人情報の利用目的

１．ホームページを通じてお預かりする個人情報

「無料相談」「お問い合わせ」「資料請求」「開示対象個人情報の各種ご請求」への返信・連絡や、請求された資料等の郵送対応のため、採用選考のために利用いたします。

２．各種サービス・コンサルティング業務を通じてお預かりする個人情報

マンション管理組合様に対する「顧問業務」をはじめとする「各種サービス・コンサルティング業務」の遂行・連絡のために利用いたします。

３．当社社員に関する個人情報

人事管理、法が定めた雇用管理、福利厚生、法定調書作成業務および社会保険事務業務に利用いたします。

なお、上記2.は、当社の保有個人データではありません。

保有個人データ又は第三者提供記録の開示等の請求等について

当社がお預かりしている個人情報について、その利用目的の通知や開示、訂正、追加、削除および利用または提供の停止を請求することができます。
お申し出があった場合は、ご本人様であることを確認させていただいた上で、速やかに対応させていただきます。

１）手続きの手順

1. 運転免許証、パスポート、住民票等、ご本人であることを確認できる書類をスキャンまたは撮影した画像をご用意ください。
   また、「利用目的の通知」または「開示」のご請求については、別途手数料をご用意ください（後述「２）手数料について」をご参照ください）。
2. 下記リンク先の「請求フォーム」より、必要事項のご記入およびご用意いただいたご本人確認書類の画像を添付の上、個人情報相談窓口責任者にご請求ください。

   保有個人データの各種ご請求フォーム

3. ご請求内容を確認し、担当者から正式な受領のメールをお送りいたします。
   ※不備等がある場合、確認や再送のお願いをする場合がございます
4. 「利用目的の通知」または「開示」のご請求の場合、「３」の受領メールを受信した後、ご用意いただいた手数料をお送りください。
   ※該当しないご請求の場合は手数料は不要ですのでこの手順も不要です
5. 受領メール送信後、速やかに対応し、メールにてご連絡いたします。

２）手数料について

誠に恐れ入りますが、「利用目的の通知」または「開示」のご請求については、該当情報の照会、情報のとりまとめ文書作成、確認やご連絡作業などの作業手数料として、ご請求1件当たり1,000円を頂戴しております。
郵便定額小為替にて重松マンション管理士事務所宛にご郵送くださいますようお願い申し上げます。

＜手数料送付先＞
〒260-0022　千葉市中央区神明町13-2-104
株式会社マンションサポート・ドットコム
個人情報保護管理者　代表取締役　重松 秀士

個人情報相談窓口

個人情報に関するお問い合わせ、ご相談や苦情は下記窓口で承っております。

株式会社マンションサポート・ドットコム　個人情報相談窓口
電話番号：043-242-0192
受付時間：平日10：00〜17：00（土日祝日及び年末年始を除く）

所属する認定個人情報保護団体等について

当社は、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）第37条第1項に規定の「認定個人情報保護団体」として認定を受けた「一般財団法人日本情報経済社会推進協会」の「対象事業者」として登録しております。
当社では、前述の「株式会社マンションサポート・ドットコム　個人情報相談窓口」にてご相談や苦情を承っておりますが、その対応等に疑問やご不満等がありその解決を必要とされる場合、下記「一般財団法人日本情報経済社会推進協会　個人情報保護苦情相談室」に、その旨お申し出ください。

所属する認定個人情報保護団体の名称

一般財団法人日本情報経済社会推進協会

苦情の解決のお申し出先　※当社事業・サービスに関するお問い合わせ先ではありません

認定個人情報保護団体事務局
住所：〒106-0032　東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内
電話番号：03-5860-7565、0120-700-779

保有個人データの安全管理のために講じた措置

基本方針の策定

個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定しております。

個人データの取扱いに係る規律の整備

個人データの取得、利用、提供／委託、保存、廃棄等を行う場合の基本的な取扱方法を整備しております。

組織的安全管理措置

整備した取扱方法に従って個人データが取扱われていることを責任者が定期的に点検しております。従業者から責任者に対する報告連絡体制を整備しております。

人的安全管理措置

個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。個人データについての秘密保持に関して従業者と契約を締結しております。

物理的安全管理措置

個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の管理を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しております。個人データを取扱う機器及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を実施しております。

技術的安全管理措置

アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しております。個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しております。

個人情報取扱事業者名
株式会社マンションサポート・ドットコム

個人情報保護管理者
代表取締役　重松 秀士