千葉県内マンションG管理組合様
―顧問契約

特にピンと来たのは「理事の負担を軽減して、効率良く適正なマンション管理を実現」という部分。なぜなら…

労多くして功少ない自主管理+進む高齢化。外部活用で合理化を推進、一挙解決へ

理事の負担を軽減して、効率良く適正なマンション管理を実現」という重松さんの説明は、私が以前から考えていたことと一致してすぐにピンと来ました。自主管理の良さを尊重しながら外部専門家を上手に活用した方が、合意形成も容易になり、費用対効果の面でも得策だと思います。

 長年、優秀な人材を上手に活用して、自主管理の良さである「安い管理コスト」と「高い自主性」を維持してきたものの、住民の高齢化で自力運営に無理があるのでは、という声が挙がってきていたという千葉県内マンションG管理組合様。ご自身が理事になる前から、管理組合の適正化と効率化を考えていたという、当時の管理組合理事長 市川様に、依頼に至った経緯や現在までの状況などをお伺いしました。

千葉県内マンションG管理組合様 基本情報

竣工 1984年
戸数 26棟789戸
マンション形態 旧日本住宅公団系の団地 ファミリータイプ
管理形態 自主管理(一部管理会社に委託)
主な支援内容 顧問契約(長期コンサルティング・支援契約)
インタビュー目次

築20年を経過した自主管理マンションが感じた問題とは?

労多くして功少なし

――マンション管理士を起用しようと思った経緯をお聞かせください。

 私たちの団地は、会計の一部と窓口業務を管理会社に委託していますが、それ以外は自分たちで実施しているいわゆる「自主管理」に近い形式をとっています。
 ですから、それぞれの担当理事の大きな負担のもとに管理組合の運営が行われています。

――自主管理だと大変ですよね。もう少し具体的にお聞かせ願えますか?

 はい。例えば、工事を発注しようとすると、工事担当理事が見積もり取得から始まって、すべての段取りと工事監理までを行いますから、いくら理事の数が多いとはいえ、専門的知識のある人が担当理事になるとは限らず、本当に適正な発注や管理が行われていたのか疑問に思います。「労多くして功少なし」という感じです。
 また、会計に至ってはさらに顕著で、会計に詳しい人が会計担当理事になれば何とかなりますが、そうでない場合は総会前の決算報告関連の議案作成など大変です。

――専門知識を要する部分は、多くの管理組合の悩みの種ですね。

組合員の高齢化で、自力運営に無理があるのではと・・・

 加えて、竣工から20年以上経過している団地ですから、組合員も高齢化してきていますし、私が理事になる結構前から、自分たちの力だけで管理組合運営を行うには無理があるのではないかという意見が出ていたようです。

ご依頼までの経緯と契約の決め手は?

以前から考えていたことと説明が一致した

 そんな中、当時の総務会計担当理事が、重松さんを起用して効率よく管理運営が出来ているマンションの例を聞いたことがきっかけです。

――そこから実際に依頼するまでの経緯をお聞かせ願えますか?

 はい。その後、早速コンタクトを取り、重松さんに理事会まで足を運んでいただき、マンション管理士としてどのような支援を頂けるか説明を受けました。
 今までほとんど自分たちの自主性と努力を拠りどころとして運営してきたものですから、説明を聞いただけではすぐにはピンと来ない理事もいましたが、私はすぐに理解出来ました。

――具体的に、どこにピンと来たのでしょうか?

 私が特にピンと来たのは、「理事の負担を軽減して、効率良く適正なマンション管理を実現」という部分です。なぜなら、私が以前から考えていたことと一致していたからです。

まずは予備費を活用してのスポット起用から

――なるほど。そこから即採用だったのでしょうか?

 いえいえ、さすがに即顧問契約というわけには・・・ちょうど年末だったので、まずは管理組合の予備費を活用してスポットで理事会運営にお手伝いをして頂き、その後翌年の通常総会では顧問契約を議案として上程して承認してもらった次第です。

ご依頼内容と結果は?

1.損害保険

保険料の値上げを意外な方法で回避

――契約後のご依頼内容についてお聞かせ願えますか?

 一番初めにお願いしたのは、ちょうど損害保険の契約更新時期に来ていた保険契約に関するアドバイスです
 保険に関しては、さほど内容を吟味することもなく、従来お願いしていた保険会社と契約を更新し続けてきましたが、保険料の大幅な値上げを示唆されていて、このまま契約更新してもよいものか不安でした。

 そこで重松さんに相談したところ、「他の保険会社からも見積もりを取得して比較してみたらよい」とご提案頂いたので、早速重松さんにお願いして数社の保険会社から見積もりを取得してもらいました。

――複数の保険会社を比較検討した結果はいかがでしたか?

 検討の結果、従来の保険が一番補償内容が手厚いことが分かりました。
 問題のコストに関しては、従来の保険契約をいったん解約し、保険料が大幅に上がる前に、現在の保険会社と再契約をすることでコストアップを抑えられることが分かりました。

――そんなやり方でコストを抑えられたのですね。

 はい。これは盲点と言いますか、意外な発見でした。

 今回、重松さんには同じ条件で見積もりを取得して頂きましたが、各社の補償内容が微妙に違っており、その内容を整理して分かりやすい比較一覧表にまとめて頂いたので理事会でしっかり検討することが出来ましたし、そのお陰でコストアップすることなく、これが一番良い選択だと確信を持って再契約することが出来ました。
 これなら誰に聞かれても理由をきちんと説明出来ますし、本当に良かったです。

2.管理組合運営

効率的な管理組合運営を実現

――正式に顧問契約を締結した後、どのような業務をお願いしましたか?

 毎月の理事会に出席していただいています。
 理事会では、理事を中心に様々な議論を行いますが、議論の内容や決定事項が管理規約や関連法律と照らし合わせておかしくないかどうかなどをチェックして頂いています。
 また、理事会終了後は出席メモを作成していただいていますが、このメモは私たちが理事会議事録を作成するときの参考資料として大変役に立っています。

 それから、理事会以外では月に1回企画会議をやっているのですが、こちらの会議にも出席してもらい個別にアドバイスを頂いています。

――企画会議というのはあまり聞きませんが、どういう会議なのでしょうか?

 各部門の担当理事で責任者となっている理事が集まって、問題点の検討や、理事会での協議事項などを事前に検討しています。場合によっては業者を呼んで詳細な打合せを行うこともあります。

▼企画会議の様子

――なるほど。事前に検討しておけば、理事会も円滑に進みますね。

 はい。人数が多いと余計な時間もかかるし、まとまりにくくもなるので、結果的に効率良く運営出来るのではと考えています。
 ただ、特に専門知識を要する工事や会計に関する問題は、担当理事だけで処理するには負担も大きいですし、我々だけで適正かを議論するのも難しい事が多々ありますので、業者との打ち合わせ等に重松さんに同席していただくのは大変助かります。その場で同様の問題を抱えている他のマンションの事例等を紹介※1して頂けたりもするので問題解決のヒントになりますし、より効率的な会議にすることが出来ていると思います。

※1:守秘義務に抵触しない範囲で他のマンションの事例を紹介させていただくことがあります

外部専門家の起用は初めてだったので、当初は安く・・・

――重松マンション管理士事務所に支払った報酬はどのくらいでしたか?

 月額7万円でやって頂いています。
 私たちの団地は世帯数が多いので報酬の負担能力は十分あるのですが、今まで外部の専門家を顧問として起用したことがなく、初めてのことだったので当初は安く抑えるようにお願いしました。

――安く抑えてもらったとのことですが、その分内容にご不満があったりは・・・

 いやいや、そんなことはありませんよ。とても助かっておりますし、内容には皆満足していいるので、現在も引き続き顧問契約しているわけですし。

2年目以降は?

自主管理の良さを尊重しながら、理事の負担を減らしたい

――その後の状況をお聞かせ下さい。

 私は2年目に理事長に就任したのですが、私が理事長になって一番やりたかったことは、従来の自主管理の良さである「安い管理コスト」と「管理組合の自主性」を尊重しながらも、「理事の負担を減らしていこう」ということでした。

――具体的に教えて頂けますか?

 はい。まず、管理組合の会計管理の方法と、管理会社の会計システム双方の調整等をお願いしました。
 重松さんには、会計処理を委託している管理会社と何回も個別の打ち合わせをして頂く形になりましたが、これにより、毎月の会計報告や総会議案書における決算報告の作業がすっきりしました。
 お陰で従来の理事に比べると間違いなく負担が少なくなったと思いますし、これまで会計と聞いて敬遠していた人でも担当しやすくなったと思います。

簡単な工事なら、負担を減らしながらより早い対応が可能

 また、私たちの団地は、築年数が経っていることもあり、今後は修繕関係の業務が増えていくことが考えられます。従来は修繕工事といえば、まず団地内で工事関係の専門家を募集して修繕委員会を立ち上げることから始めていましたが、修繕担当理事は、この委員会にも出席しなければならず、そのことも負担となっていました。
 今はまだ実際の案件がないので具体的に掲示出来ませんが、今後は、簡単な工事等であれば重松さんの支援を受けて、修繕担当理事でこなすことも考えています。それが出来れば、いちいち修繕委員会を立ち上げずに済むのでより早い対応が可能になりますし、もちろん負担を軽減することにも繋がります。

自主管理を行ってきた管理組合が、
コストをかけてマンション管理士を起用する理由

――ところで、先ほど自主管理の良さに「安い管理コスト」を挙げておられましたが、
  マンション管理士を起用すれば、その分コストがかかってしまいます。
  その点のお考えをお聞かせ願えますか?

 自主管理の良さである「安い管理コスト」というのは、理事の多大なる負担によって得られるものです。
 ところが、私たちの団地は組合員の高齢化が進んでおり、昔と同じことが出来なくなっていきます。だからといってマンション管理を疎かにするわけにはいきませんので、「理事の負担軽減」と「適正なマンション管理の維持」を両立するために、何かを犠牲にする必要がでてきます。

 また、先ほどの修繕の件でも申し上げましたが、もうすぐ築30年になろうかという団地なので、今後修繕が増えていく可能性もありますし、居住者の構成や価値観の多様化も含め、団地を取り巻く環境が以前とは大きく変わってきており、これまで以上に「適正なマンション管理を行う」ことが困難かつ重要になっていくのではと考えています。

 そのようなことを勘案すると、マンション管理士を起用し、そのために多少の管理コストがかかってしまうのはやむを得ないのでは、というのが私の考えです。

――マンション管理士以外の選択肢はご検討されなかったのでしょうか?

 団地内には各方面の専門家もいますし、優秀な方もたくさんおられるのですが、ボランティアで理事と同様の自覚と責任を持ってやって頂くように強いることは出来ませんし、仮に自発的にやって頂けたとしても、その方々に気を遣って公正な議論や判断が出来なくなったりしては本末転倒です。

  だからといって報酬を払って引き受けて頂いたとしても、ずっと同じ方々にやっていただくのは負担も大きいですし、同じ方々にやって頂く以上、やはり自主性や公平性が損なわれる可能性があり、それも良いことではないと思います。
 特定の内部の人間に依存するのではなく、出来るだけ皆で自主性を持って取り組む体制を維持することが理想だと思いますから。

 となると、必然的に内部より外部の方に関わって頂く方がベター、ということになります。

客観的な意見や公平な判断を頂けるので、合意形成がしやすい

 それに、外部の専門家なら、輪番制で理事が入れ替わっても適正なマンション管理を維持しやすいですし、難しい事は手伝って頂くことで負担を減らしつつ、理事会が行うべき意思決定は、その時々の理事会が自主性を持って行えます。
 そして何よりも、他のマンションの事例などを交えながら客観的な意見や公平な判断をして頂けるという点が、私たちのような世帯数の多い団地では重要な点だと思っています。合意を得るのに、単なる価値観の違いや人間関係などに左右されずに済みますから。

――居住者が多いマンションほど、合意形成が難しいですからね。

最後に一言

外部の専門家を上手に活用した方が、費用対効果の点でも得策

――これまでを振り返って何かありましたらお願いします。

 これまで私たちの団地は、団地内の優秀な人材を上手に活用して極力自分たちで管理を行うことにより、コストの低減化と高い自主性を維持してきたと思います。このことは一定の効果があったと思いますし、それを実現してきた諸先輩たちには敬意を表したいと思います。しかし、先ほども申し上げたように、30年近く経って住民も高齢化していますし、以前とは環境が大きく変わっています。

 ですから、必要に応じて外部の専門家の力を上手に活用した方が、合意形成もやりやすいと思いますし、費用対効果の点も考えて得策であると思います。
 それを実証するためにも、重松さんには引き続きしっかりとお手伝い頂きたいと思います(笑)

ご協力ありがとうございました。

今回ご支援させていただいた業務

無料相談・お問い合わせ、資料請求は・・・

その他のお客様インタビュー

  1. 千葉県内マンションK管理組合様(タワーマンション)
    管理コストの適正化支援(管理費削減)顧問契約/専門委員会支援/長期修繕計画サポート
  2. 東京都内マンションE管理組合様(約290戸/1973年竣工)
    顧問契約管理会社変更管理規約の改正長期修繕計画サポート
  3. 千葉県内マンションJ管理組合様(310戸/1977年竣工)
    顧問契約/給排水管全面更新コンサルティング・支援/大規模修繕工事コンサルティング・支援長期修繕計画サポート管理規約の改正管理費滞納問題解決支援
  4. 千葉県内マンションI管理組合様(158戸/2001年竣工)
    大規模修繕工事コンサルティング・支援管理費削減
  5. 東京都内マンションD管理組合様(25戸/1982年竣工)
    顧問契約管理費滞納問題解決支援大規模修繕工事コンサルティング・支援管理規約の改正長期修繕計画サポート
  6. 千葉県内マンションG管理組合様(789戸/1984年竣工)
    顧問契約
  7. 千葉県内マンションH管理組合様(88戸/1998年竣工)
    顧問契約管理費滞納問題解決支援大規模修繕工事コンサルティング・支援
  8. 東京都内マンションC管理組合様(45戸/1983年竣工)
    大規模修繕工事コンサルティング・支援
  9. 神奈川県内マンションB管理組合様(83戸/2003年竣工)
    顧問契約管理費削減管理会社変更
  10. 千葉県内マンションF管理組合様(54戸/1997年竣工)
    大規模修繕工事コンサルティング・支援
  11. 東京都内マンションB管理組合様(90+2戸/1973年竣工)
    大規模修繕工事コンサルティング・支援
  12. 千葉県内マンションE管理組合様(44戸/1974年竣工)
    顧問契約自主管理サポート)/長期修繕計画策定の手続支援管理規約の改正/会計見直し支援等
  13. 南房総リゾートマンションA管理組合様(175戸/1993年竣工)
    大規模修繕工事コンサルティング・支援及びその後の顧問契約
  14. 千葉県内マンションA管理組合様(100戸/1976年竣工)
    管理規約の改正
  15. 千葉県内マンションB管理組合様(460戸/1969年竣工)
    顧問契約(長期コンサルティング・支援契約)管理規約の改正会計処理支援/管理窓口業務の見直し/管理費削減管理費滞納問題解決支援
  16. 千葉県内マンションC管理組合様(107戸/2001年竣工)
    顧問契約(長期コンサルティング・支援契約)管理費滞納問題解決支援管理者に就任しての裁判、区分所有法第59条競売等)/管理費削減管理規約の改正建物診断・長期修繕計画書作成/鉄部塗装工事/防犯カメラの設置等
  17. 東京都内マンションA管理組合様(16戸/1979年竣工)
    顧問契約(長期コンサルティング・支援契約)管理規約の改正管理費滞納問題解決支援/理事会業務の簡素化・運営支援/管理費削減
  18. 神奈川県内マンションA管理組合様(257戸/1997年竣工)
    顧問契約(長期コンサルティング・支援契約)管理費削減管理規約の改正/ペット問題取り組み細則制定/建物診断・長期修繕計画作成


マンション管理士事務所 連絡先と著作権表示