管理会社変更コンサルティング・支援

 昨今、週刊誌や新聞等で管理会社の悪徳ぶりが強調されることもあって、管理会社変更を実施する管理組合が増えておりますが、当事務所では、原則として「管理会社変更」や「自主管理への移行」はお勧めしておりません。

 なぜならば、管理会社は管理組合にとって重要な「パートナー」であり、また、自主管理は区分所有者のそれなりの覚悟がないと実際に運営していくことが大変だからです。

 しかし、それでも管理組合や理事会が管理会社変更をしたいと思うときがあります。最近は管理費削減の視点で管理会社変更を実施する管理組合も増えていますが、そのような場合に、現状の問題点の洗い出しや管理会社の選定、折衝、引き継ぎ等をサポートさせていただいています。

こんな管理組合の方々にご活用いただいています

  • 一発勝負の管理費削減に不安を感じ、アフターケアや管理組合の意向を組んでくれる点、マンション管理全体を考慮して依頼を決めました(神奈川県内マンションB 理事長 岡田様)

    竣工以来、分譲会社系の管理会社に管理を全面的に依頼していたのですが、委託業務費等が高いのではないかと感じてました。理事会では毎年のように委託業務費の値下げを管理会社に要求していたのですが、納得のいく回答が得られないままダラダラと更新を繰り返してきたのが実状でした。その他にも、提案してくる日常小修繕の説明が不十分だったり、小さなトラブルに対する対処方法にも不満があり、このままの状態が続くといずれは理事の負担の増大、大規模修繕工事の際の資金不足などが懸念される結果となりそうだったので、早めの改善が必要と感じてました。 (続きはページ下で

  • 管理会社の変更を含む見直しが決議されていたものの、具体的な進め方がわからないまま新理事長になり困っていたので依頼することにしました(千葉市内126戸マンション 理事長様)

    通常総会で管理会社の変更を含む見直しまでは決議されていましたが、新しく理事長になった私は具体的な進めかたが良く分からなかったので重松さんに相談しました。現管理会社との最終交渉が決裂した後は、新しい管理会社を決定する必要がありましたが、暫定契約期間や臨時総会の開催予定日などが迫っていたのでどうなることかと思いました。 (続きはページ下で

 管理会社に対してささいな不満をお持ちの方々は少なくないと思いますが、管理会社の必要以上の値引き競争による影響もあってかなかなか改善されることもなく、また、中には「ささいな」では済まないような問題を抱えたまま、管理会社と何年もやりとりを続けている管理組合も少なくありません。
 そうした管理組合の多くは、管理組合の特性上、腰を据えての交渉がうまく出来ず、必要以上に長期化してしまっている上に、輪番制に伴う任期切れが来てしまえば、また一からに近い形で交渉をしなければならない場合もあり、思うように問題を解決できずに頭を抱えているのです。

 改善してくれるなら変更しないでもいい、という場合もありますが、具体的には、

  • 管理会社に何度も改善要求をしているが、適当にがはぐらかされているので、うまく交渉を進める支援をして欲しい
  • 管理会社の問題点を幾つか把握しているが、まだあるかもしれないので調査して欲しい
  • 任期中に実施したいので、短期間で交渉を進めるために力を貸して欲しい
  • 新しい管理会社の選定作業を手伝って欲しい
  • 総会での承認を得るための手伝いをして欲しい
  • 引き継ぎに不備がないようにチェックして欲しい
  • 引き継ぎ後の様子をチェックして欲しい

のようなご相談が多く、上記の内容をご覧頂いてもおわかりいただけると思いますが、一口に「管理会社変更」と言っても、文字で書くほど簡単ではなく、実際にすべき業務は多岐に渡ります。特に大変なのは、「変更」にばかり目がいき、軽視されがち(忘れがち)な「引き継ぎ」関連業務です。

 引き継ぎ関連業務に関しましては、当初想定されていなかった管理組合の方々も多いのですが、やはり依頼してよかった、というご評価をいただいております。当事務所では、管理会社の選定作業はもちろん、きちんと引き継ぎされるところまでしっかりとサポートさせていただきます。

 なお、管理会社変更をしたいと思う主な理由のトップ3は、「掃除が汚い」「管理員の態度が悪い」「フロントマンの対応が悪い」だそうですが、深刻度の高い、実際にあった管理会社の問題点を幾つか挙げますと、

  • 管理会社主導(都合)で取り決めや業務が行われている
    • 管理会社に都合のいい管理規約になっている
    • 必要以上に管理費が高い
    • 管理会社の利益しか考えていない修繕積立金額
    • 収納代行方式ではないのに、収納口座の預金通帳の名義が管理会社になっている
    • 定期総会が行われていない
  • いい加減な業務
    • 修繕積立金の残高がゼロに近かった
    • 管理費と修繕積立金の会計が分別されていない
    • 会計処理がどんぶりで行われている
    • 期末の預金残高と帳簿(元帳)の金額が違う
    • 管理組合の決済を受けないまま管理会社の判断で支払いが実施されている
    • 滞納に対する督促業務がいい加減で未収金が増えるばかり
    • リース契約や委託契約の契約書がないまま実施されたり、契約先が不明朗な契約がある

などのようなものがありました。みなさまのところはいかがでしょうか。

ちなみに、最近は、管理会社から契約解除、または契約更新しない通知が届いたので、管理会社変更をせざるを得ないという管理組合からのご相談も増えています。

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メリット


各業者に配布する共通見積り仕様書の作成も行います。
各社が同じ条件で見積もりをしないと、公平な比較検討が難しくなりますし、検討するのに時間がかかってしまうため、とても重要な部分です。


各社の見積り一覧表を作成し、コメントを付して理事会に提出します。
価格の高低はもちろんですが、管理組合が要望している内容を十分理解しているかどうか、勘違いや見積りもれはないかなど、専門家としてコメントしています。





管理会社変更は、選定が終わってハイ終了、ではありません。書類や預金通帳、警備などなど、引き継ぎ事項が山ほどあります。
こうした内容をチェックするのも、我々の大切な仕事です。

 管理会社変更コンサルティング・支援をご活用いただく主なメリットは以下のようになります。

1.専門性の担保

 管理会社との信頼関係がなくなり、変更したいと思ってもその手順や選定の方法などは関連法規も影響しとても複雑です。

 当事務所では、お客様のマンションのグレードや規模及び要望事項を踏まえ、候補会社の選定や管理仕様の決定などを理事会と詳細に打ち合わせ、同じ条件で比較できるように共通仕様書の作成や、見積もりに必要な資料を準備して進めてまいります。

2.理事の負担の軽減

 管理会社から提出された見積書を比較しやすい一覧表にまとめ、理事会で検討していただきます。また、一定の時期になったら組合員へ対する広報やアンケート、場合によっては説明会の開催等が必要となりますが、当事務所では、組合員の合意を得やすいように理事会のサポートをいたします。

3.継続性の担保

 管理会社を変更しても、新しい管理会社が空白期間を作ることなく管理組合の期待通りの業務を実施しなければ意味がありません。また管理費等の収納についても軌道に乗るには半年くらいかかります。当事務所は、管理会社変更後も新しい管理会社の業務内容をチェックし、お客様の期待通りの業務を実施するようにサポートいたします。

4.豊富な実績に基づく適切なサポート

 冒頭でも書かせていただきましたが、当事務所では、原則として「管理会社の変更」や「自主管理への移行」はお勧めしておりません。

 従いまして、管理会社の変更業務に関しましては、残念ながらその他の業務実績に比べて実績は多くありません。しかしながら、当事務所は業界トップクラスの業務実績があり、様々な業務を通じて多くの管理会社や管理組合方々とやりとりをしてきました。それゆえ、様々な管理会社の状況、変更時の問題点や自主管理の問題点、管理組合のみなさまの事情やご意向、管理会社の事情や意向等、よくよくわかった上で、よりよいマンション管理に繋がるようなアドバイスやサポートが可能です。


 冒頭や前述のメリットのところでも書かせていただきましたが、当事務所では、原則として「管理会社の変更」や「自主管理への移行」はお勧めしておりません。繰り返しになりますが、管理会社は管理組合にとって重要な「パートナー」であり、また自主管理は区分所有者のそれなりの覚悟がないと実際に運営していくことが大変だからです(現在の顧問契約先に数件の自主管理マンションが含まれておりますが、簡単に真似できるものではないのです)。

 管理会社と管理組合のトラブルは一方的に管理会社だけの問題ではありません。
管理費の削減を要求しながら、それに見合わないことを一方的に管理会社に押し付けようとしても、、、残念ながらうまくいきません。

 当事務所では、管理組合がしっかりして「管理会社と役割分担をうまく実施する」または「管理会社の本来の能力をうまく引き出す」ようになると、本当の信頼関係が構築でき、よりよいマンション管理に繋がるのではと考えています。

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サービス内容

 管理会社変更コンサルティング・支援の基本的な内容は下記の通りです。



    管理会社候補を選定したり、公募するお手伝いをいたします。
    また、各種説明会やアンケート実施時などで配布する様々な資料の作成も行います。


    見積もりを依頼する会社が多い場合、一堂に集めて現場説明会を実施することがあります。
    見積もりを行ううえでの留意点や注意事項を説明させていただくのも、我々の仕事です。




    現場説明会、住民説明会、重要事項説明会など、各種説明会や総会などの円滑な運営をお手伝いしています。
  1. マンションを訪問し、建物・設備の状況把握及び必要書類の閲覧
    • マンションの現状を調査します。
    • 管理委託契約書、管理規約、各種契約書など必要書類を閲覧して管理仕様を確認します。
  2. 理事会と協議の上、新たに引合いを出す管理会社をリストアップ
    • 引合いを出す会社の数、会社名などを理事会と協議して決定します。
    • 新しい管理会社は、マンションの規模や築年数、管理会社の規模や実績を総合的に判断して、理事会と協議します。
  3. 管理会社から見積もりを採取して一覧表を作成します
    • 同じ条件下での比較検討が必要なので、「共通仕様書」を作成し、見積もりに必要な各種書類を添付します。
    • 見積書提出前には、現地視察の段取りや仕様書に対する質疑への回答書を作成します。
    • 各社からの見積額一覧表を作成し、理事会に提出します。
    • 一覧表を理事会で検討していただき、ヒアリングを実施する会社をしぼり込みます。(普通は3〜4社)
  4. 適正な時期に、組合員に対して広報をします
    • 管理組合の状況にもよりますが、管理会社の変更はある時期までは秘密裏に進めなければならない事情があります。しかし、実施状況を広報する必要がある時期になったら、「管理会社変更の理由」「進捗状況」などを広報して組合員への理解を求めます。
  5. ヒアリング(プレゼンテーション)の実施
    • 一覧表による1次選考の後、絞り込んだ業者を招いてヒアリングを実施します。
    • ヒアリングは理事会だけで実施する場合と、組合員も出席して実施する場合があります。
    • ヒアリングでは、価格以外の面を重点に聞き取り調査を行います。具体的には、「月次報告の内容」「緊急時のサポート体制」「担当フロントマンの人柄」「日常トラブルに対する対応姿勢」など、前管理会社を変更する原因となった事項などを中心に確認します。
  6. 理事会で最終会社決定後、臨時総会の開催
    • アンケート等を実施した上、最終候補会社を1社決定します。
    • 議案を作成し、臨時総会を開催して新しい管理会社と管理委託契約を締結するための総会決議を取ります。
    • 決議前にはマンション管理適正化法に基づき「重要事項説明会」を開催します。
  7. ご意向によっては、自主管理の積極的なサポートも可能

なお、当事務所所長 重松秀士の個人ホームページで、管理会社変更プロセス写真付きで詳しくご紹介させていただいています(マンション管理会社の変更業務を実施しました。)。

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主な実績

 2016年10月現在の当事務所の管理会社変更実績の中から一部をご紹介させていただきます。

  1. 市川市内160戸マンション
  2. 千葉市内126戸マンション
  3. 千葉市内107戸マンション
  4. 千葉市内422戸マンション
  5. 浦安市内175戸マンション
  6. 東京都内46戸マンション
  7. 横浜市内83戸団地型マンション
  8. 東京都内54戸マンション
  9. 四街道市内54戸マンション
  10. 東京都内294戸マンション
  11. 土浦市内117戸マンション
  12. さいたま市内15戸マンション
  13. 東京都内294戸マンション
  14. 東京都内540戸団地型マンション
  15. その他

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お客様の声

  • 安い費用で質を落とさず約24%の管理費削減を実現。まさか引継ぎだけで半年以上かかるとは…。サポート面も含めて依頼して正解でした神奈川県内マンションB 理事長 岡田様

    竣工以来、分譲会社系の管理会社に管理を全面的に依頼していたのですが、委託業務費等が高いのではないかと感じてました。理事会では毎年のように委託業務費の値下げを管理会社に要求していたのですが、納得のいく回答が得られないままダラダラと更新を繰り返してきたのが実状でした。その他にも、提案してくる日常小修繕の説明が不十分だったり、小さなトラブルに対する対処方法にも不満があり、このままの状態が続くといずれは理事の負担の増大、大規模修繕工事の際の資金不足などが懸念される結果となりそうだったので、早めの改善が必要と感じてました。

    当初の目的は管理費削減で管理会社変更は前提ではなかったため、当時の管理会社とも平行して交渉を重ねていたものの、別の管理会社の見積もりとはかなり開きがあったため、管理会社変更に傾いていきました。最後になって大幅な値下げを提示してきたのですが、過去数年間の交渉経緯などもふまえ、管理組合としては管理会社を変更することを最終決定しました。

    各社からの見積り取得後に交渉を重ねた結果、現在の管理仕様を落とすことなく年間約300万円(従来金額の約24%)の管理費削減ができました。管理削減専門コンサルタントだったら、最低でも削減額の50%、150万円ほど支払うことになったと思いますので、とても安く済んだと思いますし、まさか引継ぎだけで半年以上かかるとは思いもしなかったので、管理会社変更後もきちんとサポートしてくれるコンサルタントに依頼して正解でした。 お客様インタビューへ

  • 短期間で手際よく作業を進めていただき、私も重要事項説明会等全てこなせました。引継等もやってもらい、問題なく新体制で運営しています(千葉市内126戸マンション 理事長様)

    通常総会で管理会社の変更を含む見直しまでは決議されていましたが、新しく理事長になった私は具体的な進めかたが良く分からなかったので重松さんに相談しました。現管理会社との最終交渉が決裂した後は、新しい管理会社を決定する必要がありましたが、暫定契約期間や臨時総会の開催予定日などが迫っていたのでどうなることかと思いました。

    しかし、重松さんは短期間のうちに手際よく作業を進めていただいたので、私は、組合員への広報、アンケート、臨時総会の開催、重要事項説明会を全てこなして管理会社の変更を無事実施することができました。管理会社変更後の質の低下やトラブルに対して不安の声もありましたが、引継業務の立会いや新しい管理会社の業務内容のチェックもやってもらったので、問題もなく現在は新しい体制で運営を行えています。

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ご契約までの流れ

  1. まずは、当ホームページのお問い合わせフォームなどからご相談ください。
  2. マンションを訪問し、建物・設備の状況把握を行い、お客様の不満と思われている内容等を確認します。なお、ここまでは原則として無料です。
  3. マンションの規模、グレード、お客様の要望事項を十分に確認したうえで、今後の進めかた等をご相談し、見積書を提出し理事会で決議していただきます。
  4. ご契約

以上がお問い合わせからご契約までの簡単な流れですが、今年度の管理組合の予算状況及び管理規約等の関係で、ご契約に関しては総会決議が必要となる場合もありますので詳細はご相談ください。

なお、当事務所所長 重松秀士の個人ホームページで、管理会社変更プロセス写真付きで詳しくご紹介させていただいています(マンション管理会社の変更業務を実施しました。)。

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料金

 目安となる報酬額は下記のようになります。

  • 管理会社の変更業務500,000円〜(消費税別)
    ※詳細は別途お見積り
  • 管理会社変更後のフォローを含めた1年間の顧問契約方式の場合:
    50,000円〜/月(消費税別)
    ※変更した会社がその後きちんと業務を実施されているかの確認やフォロー業務を含みます
    ※詳細は別途お見積り

 実際の報酬額につきましては、受託内容を別途お打合せの上、お見積もりを提出させていただき、承認を得て決定させていただいております。

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記入例:重松 秀士
記入例:しげまつ ひでお
記入例:理事長
記入例:260-0022
ご住所1必須


記入例:千葉市中央区神明町13-2 マンションS104
必須 記入例:043-242-0192
記入例:hide@office-shigematsu.com

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