こんな管理組合の方々にご活用いただいています

　管理会社に対してささいな不満をお持ちの方々は少なくないと思いますが、管理会社の必要以上の値引き競争による影響もあってかなかなか改善されることもなく、また、中には「ささいな」では済まないような問題を抱えたまま、管理会社と何年もやりとりを続けている管理組合も少なくありません。
　そうした管理組合の多くは、管理組合の特性上、腰を据えての交渉がうまく出来ず、必要以上に長期化してしまっている上に、輪番制に伴う任期切れが来てしまえば、また一からに近い形で交渉をしなければならない場合もあり、思うように問題を解決できずに頭を抱えているのです。

　改善してくれるなら変更しないでもいい、という場合もありますが、具体的には、

• 管理会社に何度も改善要求をしているが、適当にがはぐらかされているので、代わりにうまく交渉を進めて欲しい
• 管理会社の問題点を幾つか把握しているが、まだあるかもしれないので調査して欲しい
• 任期中に実施したいので、短期間で交渉を進めるために力を貸して欲しい
• 管理会社の選定作業を手伝って欲しい
• 総会での承認を得るための手伝いをして欲しい
• 引き継ぎに不備がないようにチェックして欲しい
• 引き継ぎ後の様子をチェックして欲しい

のようなご相談が多く、上記の内容をご覧頂いてもおわかりいただけると思いますが、一口に「管理会社の変更」と言っても、文字で書くほど簡単ではなく、実際にすべき業務は多岐に渡ります。特に大変なのは、「変更」にばかり目がいき、軽視されがち（忘れがち）な引き継ぎ関連業務です。

　引き継ぎ関連業務に関しましては、当初想定されていなかった管理組合の方々も多いのですが、やはり依頼してよかった、というご評価をいただいております。当事務所では、管理会社の選定作業はもちろん、きちんと引き継ぎされるところまでしっかりとサポートさせていただきます。

　なお、管理会社を変更したいと思う主な理由のトップ3は、「掃除が汚い」「管理員の態度が悪い」「フロントマンの対応が悪い」だそうですが、深刻度の高い、実際にあった管理会社の問題点を幾つか挙げますと、

• 管理会社主導（都合）で取り決めや業務が行われている
  • 管理会社に都合のいい管理規約になっている
  • 必要以上に管理費が高い
  • 管理会社の利益しか考えていない修繕積立金額
  • 収納代行方式ではないのに、預金通帳の名義が管理会社になっている
  • 定期総会が行われていない
• いい加減な業務
  • 修繕積立金の残高がゼロに近かった
  • 管理費と修繕積立金の会計が分別されていない
  • 会計処理がどんぶりで行われている
  • 期末の預金残高と帳簿（元帳）の金額が違う
  • 管理組合の決済を受けないまま管理会社の判断で支払いが実施されている
  • 滞納に対する督促業務がいい加減で未収金が増えるばかり
  • リース契約や委託契約の契約書がないまま実施されたり、契約先が不明朗な契約がある

などのようなものがありました。みなさまのところはいかがでしょうか。

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メリット

各業者に配布する共通見積り仕様書の作成も行います。 各社が同じ条件で見積もりをしないと、公平な比較検討が難しくなりますし、検討するのに時間がかかってしまうため、とても重要な部分です。

各社の見積り一覧表を作成し、コメントを付して理事会に提出します。 価格の高低はもちろんですが、管理組合が要望している内容を十分理解しているかどうか、勘違いや見積りもれはないかなど、専門家としてコメントしています。

管理会社変更は、選定が終わってハイ終了、ではありません。書類や預金通帳、警備などなど、引き継ぎ事項が山ほどあります。 こうした内容をチェックするのも、我々の大切な仕事です。

　前述の、実際にご活用いただいているマンション管理組合の方々のところと重複いたしますが、管理会社の変更業務をご活用いただく主なメリットは以下のようになります。

◇

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業務内容

　管理会社の変更業務の基本的な内容は下記の通りです。

管理会社候補を選定したり、公募するお手伝いをいたします。 また、各種説明会やアンケート実施時などで配布する様々な資料の作成も行います。

見積もりを依頼する会社が多い場合、一堂に集めて現場説明会を実施することがあります。 見積もりを行ううえでの留意点や注意事項を説明させていただくのも、我々の仕事です。

現場説明会、住民説明会、重要事項説明会など、各種説明会や総会などの円滑な運営をお手伝いしています。

1. マンションを訪問し、建物・設備の状況把握及び必要書類の閲覧
   • マンションの現状を調査します。
   • 管理委託契約書、管理規約、各種契約書など必要書類を閲覧して管理仕様を確認します。
2. 理事会と協議の上、新たに引合いを出す管理会社をリストアップ
   • 引合いを出す会社の数、会社名などを理事会と協議して決定します。
   • 新しい管理会社は、マンションの規模や築年数、管理会社の規模や実績を総合的に判断して、理事会と協議します。
3. 管理会社から見積もりを採取して一覧表を作成します
   • 同じ条件下での比較検討が必要なので、「共通仕様書」を作成し、見積もりに必要な各種書類を添付します。
   • 見積書提出前には、現地視察の段取りや仕様書に対する質疑への回答書を作成します。
   • 各社からの見積額一覧表を作成し、理事会に提出します。
   • 一覧表を理事会で検討していただき、ヒアリングを実施する会社をしぼり込みます。（普通は３〜４社）
4. 適正な時期に、組合員に対して広報をします
   • 管理組合の状況にもよりますが、管理会社の変更はある時期までは秘密裏に進めなければならない事情があります。しかし、実施状況を広報する必要がある時期になったら、「管理会社変更の理由」「進捗状況」などを広報して組合員への理解を求めます。
5. ヒアリング（プレゼンテーション）の実施
   • 一覧表による１次選考の後、絞り込んだ業者を招いてヒアリングを実施します。
   • ヒアリングは理事会だけで実施する場合と、組合員も出席して実施する場合があります。
   • ヒアリングでは、価格以外の面を重点に聞き取り調査を行います。具体的には、「月次報告の内容」「緊急時のサポート体制」「担当フロントマンの人柄」「日常トラブルに対する対応姿勢」など、前管理会社を変更する原因となった事項などを中心に確認します。
6. 理事会で最終会社決定後、臨時総会の開催
   • アンケート等を実施した上、最終候補会社を１社決定します。
   • 議案を作成し、臨時総会を開催して新しい管理会社と管理委託契約を締結するための総会決議を取ります。
   • 決議前にはマンション管理適正化法に基づき「重要事項説明会」を開催します。
7. ご意向によっては、自主管理の積極的なサポートも可能

なお、当事務所所長 重松秀士の個人ホームページで、管理会社変更プロセスを写真付きで詳しくご紹介させていただいています（マンション管理会社の変更業務を実施しました。）。

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主な実績

　当事務所では、2008年1月現在、5件の管理会社の変更実績がありますが、その中から一部をご紹介させていただきます。

1. 千葉県内160戸マンション
2. 神奈川県内175戸団地型マンション
3. 千葉市内126戸マンション
4. その他

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お客様の声

• 千葉市内126戸マンション　理事長様
  
  通常総会で管理会社の変更を含む見直しまでは決議されていましたが、新しく理事長になった私は具体的な進めかたが良く分からなかったので重松さんに相談しました。現管理会社との最終交渉が決裂した後は、新しい管理会社を決定する必要がありましたが、暫定契約期間や臨時総会の開催予定日などが迫っていたのでどうなることかと思いました。しかし、重松さんは短期間のうちに手際よく作業を進めていただいたので、私は、組合員への広報、アンケート、臨時総会の開催、重要事項説明会を全てこなして管理会社の変更を無事実施することができました。その後、引継業務の立会いや新しい管理会社の業務内容のチェックもやってもらっています。

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ご契約までの流れ

1. まずは、当ホームページのお問い合わせフォームなどからご相談ください。
2. マンションを訪問し、建物・設備の状況把握を行い、お客様の不満と思われている内容等を確認します。なお、ここまでは原則として無料です。
3. マンションの規模、グレード、お客様の要望事項を十分に確認したうえで、今後の進めかた等をご相談し、見積書を提出し理事会で決議していただきます。
4. ご契約

以上がお問い合わせからご契約までの簡単な流れですが、今年度の管理組合の予算状況及び管理規約等の関係で、ご契約に関しては総会決議が必要となる場合もありますので詳細はご相談ください。

なお、当事務所所長 重松秀士の個人ホームページで、管理会社変更プロセスを写真付きで詳しくご紹介させていただいています（マンション管理会社の変更業務を実施しました。）。

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料金

　目安となる報酬額は下記のようになります。

• 報酬は、個別業務として実施する場合は、315,000円〜
• 変更した会社のその後の業務がきちんと実施されているかの確認やフォロー業務をかねて、1年間の顧問契約を締結していただく方式の場合は月額52,500円〜

　実際の報酬額につきましては、受託内容を別途お打合せの上、お見積もりを提出させていただき、承認を得て決定させていただいております。

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管理会社の変更のご相談・資料請求は...